從百福機械有限公司(以下簡稱百福機械)應用信息化管理手段到現在,不過僅僅兩年時間,在這兩年中,百福機械的管理從粗放到精細,嘗到了信息化帶來的甜頭,也經過了金融危機的洗禮,始終不斷成長,未曾停步。

    粗放得嚇人

    常熟,這個位于江蘇省東南部長江三角洲經濟發達地區的城市,擁有5000多家服裝服飾企業,年產值600多億元,而常熟市百福機械有限公司就是其中一個。這個新興的縫紉機械制造企業,80%出口接單生產,年產值1500多萬,作為一個新崛起的制造企業,百福機械最初的管理卻異常粗放。

    2007年以前,百福機械的財務核算問題頗多,如零配件數量、型號繁多,財務存貨核算量大、不及時、準確性差等等。

    據陳副總描述,當時企業內存貨的物料大概有上千種,所以成本核算工作一直是財務工作的重點。但企業一共只有兩個財務人員,1個出納,1個主辦會計。當時還是手工做成本核算,一到要出報表的時候,兩個財務人員什么都不能做,悶著頭做報表。

    觀察了幾次,陳副總發現財務人員的多數時間都用在了謄寫憑證與帳薄上,熬夜加班是常有的事兒,由于還涉及到生產和銷售部門,幾乎企業的所有員工都要加班。但即便如此,每月25日結賬時,還有很多數據出不來。陳副總當時看在眼里,急在心里,但卻實在想不到好的辦法。

    “工作量實在太大,倉庫人員也必須把手頭的工作停下來,整天一心一意的做報表,但還是容易發生錯誤,送到財務后再返工到下面倉庫核查,財務整體核算工作都被影響延后,工作量極大,再加上基層核算人員的專業財務知識欠缺,數據不及時和失真性,企業只能用粗放模式管理,現在想來,那時實在是粗放得嚇人。”談到以前使用手工傳統記賬方式,陳副總有種后怕的感覺。

    這個決定是對的

    2007年,陳副總上任后,面臨企業手工記帳方式帶來的諸多管理問題,陳副總十分果斷的決定必須采用現代信息化手段管理來改變現狀,“至今我仍為我當初的決定感到驕傲,因為我太了解財務、生產等各個部門人員在粗放管理下的痛苦,這種狀況必須要改變。”陳副總說。

    在2007年以前,一個偶然的機會,陳副總接觸并了解了用友企業管理軟件,對用友在企業信息化管理方面的成績比較認可。

    盡管如此,出于財務管理者職業特有的“謹慎性原則”,陳副總還是決定親自出馬,在項目開始前與用友實施人員一起逐一、詳細分析了企業目前最困擾的管理問題,在深入地了解了用友產品,以及確定用友產品可以對企業對癥下藥后,十分堅定地簽訂了T3企業管理軟件,并及時確定了詳細的實施方案。

    陳副總始終認為,作為中小型企業,更加應該盡量用先進的管理手段,來幫助企業降低成本,控制流程,才能在大浪淘沙中始終按照自己的步伐發展。而信息化就是提高管理的一種最有效、最直接的手段。

    在確定了實施方案以后,2007年6月開始,用友實施人員對百福機械整體應用人員作了系統、全面的培訓,先上線財務管理系統,解決企業最基礎的管理效率問題,2008年1月上線業務管理系統,重點解決企業對關鍵業務環節的管控。

    治愈庫存頑癥

    百福機械的庫存問題一直是陳副總的心頭病。

    據陳副總介紹,服裝機械行業比較特殊,縫紉機臺板型號很多,位置、尺寸有一點變化就是其他型號。

    “企業設在鄉鎮,以前采購人員常要跑到市里采購,剛采購回來,車間發現又少了其他材料,往返一次的成本似乎不算什么,但時間長了,卻足以給企業造成負擔。同時,生產消耗原料浪費現象也有發生,在部分原材料進口、價格上漲的情況下,直接帶來產品成本加大,利潤變薄的問題。”陳副總說。

    縫紉機臺板需要的貼塑面,單位成本比較高,易損壞,又一次陳副總發現,生產工人將損壞的貼塑面隨手扔掉,而這樣普遍的浪費現象在傳統管理方式下很難監控。實際上損壞的貼塑面是可以進沙光機重新磨掉、粘貼,于是,到底進了多少張貼塑面,做了多少張成品板,陳副總都無法掌握確切的數字,明知造成了明知道有漏洞卻沒法堵的情況。

    T3企業管理軟件可以及時獲得異常的庫存預警信息的功能給了陳副總很大啟發與安全感。“完全做到在采購源頭可以得到采購建議、缺料和價格數據等信息,有效指導、有計劃的采購供應生產,如果做得好,還可以爭取做到零庫存。”陳副總高興地表示,現在,百福機械完全可以做到標準、規范地對存貨進行分類、建立詳細檔案,系統通過業務與財務一體化管理,自動核算存貨成本,解放了人力與精力,管理更加精細。

    除此之外,百福機械80%以上是對外出口,針對許多材料通過加工組裝外銷業務,T3企業管理軟件提供組裝拆卸功能,通過物料清單(BOM)制定相關物料配比組成,再用組裝單整批處理,自動完成所屬物料出入庫,業務處理更加簡捷、方便,同時數據也更加準確。

    客戶是可以管理的

    金融危機到來后,很多中小企業對平時抓得不是太緊的應收賬款越發重視起來,當現金流吃緊時,企業的信用似乎都要打個折扣,于是對客戶情況的了解成為各家企業強調的重點。

    2007年前,百福機械也存在著客戶信息無條理性的問題。客戶銷售報價、客戶信用均無管控,往來對賬核銷繁亂等問題。

    據百福機械一位銷售部門員工介紹,當時的他們做法是,將客戶的信息存在手機或筆記本里,這樣一來,客戶信息就會有不同方式的遺漏。而且報價時間長、報價缺乏成本、利潤考慮,在與客戶對賬結算時,開票、發貨情況混淆,有時還會發生丟失發貨單的現象。此外,這位銷售人員表示,銷售人員與財務部門的脫節,使得銷售管理隨意性大、漏洞多,客戶壞賬風險較大,給企業帶來重大的損失和潛在風險。

    “現在情況大不一樣了,我們建立起了詳細的客戶檔案和針對性信用管理,在銷售交易時,按客戶信用期和信用額度進行控制,同時快速提供每個客戶、每種商品的10次歷史交易價格,避免壞賬風險和報價失誤,提供發貨和發票的勾兌。”這位銷售人員表示,這不僅方便了解開票、發貨和出庫等全面情況,也便于財務對銷售業務管控。

    “現在,企業銷售部門和財務部門的員工都認識到了客戶是可以管理的,客戶的很多信息并不是難以獲取,而是沒有系統的整理。”陳副總說。